Kanzleisekretär (w/m/d)

  • Konstanz
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Publiziert: 16.10.2020
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Sie managen gerne alltägliche Abläufe und behalten auch bei vielen Dingen den Überblick? Freundlichkeit, Teamgeist, Verbindlichkeit und die Arbeit in einem familiären Team sind Ihnen wichtig? Willkommen bei RTS. Als Sekretärin* in unserer Kanzlei sind Sie unser Aushängeschild und die gute Seele des Standortes.

Ihre Aufgaben (responsibilities)

  • Sie betreuen und organisieren kompetent unser Standortsekretariat per Telefon, E-Mail und persönlich
  • Sie empfangen unsere Mandanten, Zulieferer, Kollegen und Kooperationspartner
  • Die Ein- und Ausgangspost, unsere Mandantendatenbank (Stammdaten) sowie unsere Büro- und Werbematerialien werden von Ihnen verwaltet
  • Sie erstellen Rechnungen, verwalten die Urlaubsanträge Ihrer Kollegen und koordinieren den Zahlungsverkehr
  • Administrative Aufgaben wie die Verwaltung und Ablage von Bescheiden, Belegen und Schreiben öffentlicher Stellen erledigen Sie gewissenhaft und verlässlich
  • Sie erstellen Serienbriefe, Vorlagen, Tabellen und Checklisten
  • Ihre Kollegen unterstützen Sie bei verschiedensten Mandantentätigkeiten (Vorbereitung von Steuerberaterverträgen und Gebührenvereinbarung, Bescheidprüfungen, Binden von Jahresabschlüssen und Gewinnermittlungen, Überwachung von Fristen)
  • Sie koordinieren die Termine der Standortleitung, managen die Besprechungsräume sowie kleinere Veranstaltungen vor Ort

Ihr Profil (qualifications)

  • Ihre kaufmännische Ausbildung haben Sie erfolgreich abgeschlossen
  • Sie sind ein Organisationstalent und bewahren auch an turbulenten Tagen einen kühlen Kopf
  • Auf Berufserfahrungen in einer Steuerberaterkanzlei, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder in einer Anwaltskanzlei blicken Sie optimalerweise zurück
  • Sollten Sie bisher diese Berufserfahrung noch nicht haben, freuen wir uns dennoch auf Ihre Bewerbung
  • Die Standardprogramme von MS-Office (Excel, Outlook, Word) sind Ihr tägliches Werkzeug, Sie nutzen sie versiert und lernen gerne noch etwas dazu
  • Vielleicht haben Sie bereits Kenntnisse in DATEV gesammelt
  • Großen Wert legen Sie auf einen serviceorientierten und freundlichen Umgang mit unseren Mandanten und den Kollegen am Standort
  • Sie können auf verschiedene Charaktere eingehen und schätzen eine konstruktive Zusammenarbeit
  • Diskretion und Loyalität sind selbstverständlich für Sie

Unser Angebot (jobBenefits)

  • Regelmäßiger Austausch mit anderen RTS-Sekretärinnen bei den überregionalen Sekretariatstreffen
  • Ein moderner Arbeitsplatz in einer strukturieren Arbeitsumgebung mit definierten Prozessen für Routinen aber auch mit Freiheiten für außergewöhnliche Aufgaben wie die Planung des Standortausfluges
  • Wir laden Sie dazu ein, Teil unseres Standortteams zu werden
  • Wenn Sie Interesse haben und es das Arbeitsaufkommen in Ihrem Standort erfordert, können Sie als Fachbetreuer junge Menschen im Ausbildungsberuf Büromanagement ausbilden
Ob Sie nach der Elternzeit oder einer längeren Pause wieder in das Berufsleben einsteigen möchten oder nach vielen Jahren Berufserfahrung noch einmal eine neue Herausforderung suchen - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

*Alle in dieser Stellenausschreibung genannten Positionen beziehen sich sowohl auf die weibliche, männliche als auch auf die neutrale Form.

Ihr Ansprechpartner

"Ich freue mich auf Ihre Bewerbung. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht mich einfach anzurufen."

  • Personalsachbearbeiter/in
  • Frau Jennifer Appl
  • 07144/8887-1169